Budowanie relacji z klientem to czasochłonny proces, ale warty swojego czasu. Jeśli zastanawiasz się, jak pisać maile, to dzięki naszym wskazówkom, nie tylko utrzymasz przy sobie klienta, ale również zbudujesz z nim długotrwałą relację. Sprawdź, jak pisać, żeby Cię polubili!
Klientów można spotkać w zasadzie wszędzie – zarówno w firmie, sklepie, jak i na stronie internetowej. Klientem jest też pacjent, który przychodzi do lekarza lub interesant w urzędzie. Osoby, które korzystają z Twoich usług, oczekują zainteresowania, pomocy, jakości i relacji. Za ten proces i jego efekt płacą w różny sposób, zarówno pieniędzmi, czasem, jak i energią. Sprawdź, jak budować relacje tak, aby przetrwały na wieki!
Ile trwa relacja z klientem?
Pamiętaj, że budowanie relacji z klientem rozpoczyna się już na etapie dotarcia do niego. To wtedy pierwszy raz zapraszasz go do interakcji. Następnie starasz się zainteresować klienta swoją usługą lub produktem poprzez przedstawienie wartości płynących z relacji z Twoją marką.
Jeśli te etapy przebiegną pomyślenie, a osoba zainteresowana jest potencjalnym klientem, to przechodzicie do etapu sprzedaży. Po dostarczeniu usługi bądź produktu wykonana praca podlega zapłacie. I co wtedy? Wtedy najważniejsze to pamiętać, że relacja z klientem nie kończy się tylko na etapie sprzedaży i zapłaty. Jeśli jest zbudowana prawidłowo, to trwa cały czas, ponieważ opiera się na satysfakcji i lojalności nabywcy.
Treść sposobem na relację, czyli jak pisać maile?
Większość komunikacji w sieci odbywa się za pomocą tekstu. Treść stanowi nie tylko element, którym starasz się zainteresować klienta, ale również budujesz z nim relacje w komunikacji. Ważne jest zatem, aby w kontakcie być nieco zbyt uprzejmym. Zatem jak pisać maile, by budować długotrwałą relację z klientem? Podpowiadamy w 8 prostych krokach!
Wybieraj bezpośredni kontakt
Warto pokazać klientowi, że nie jesteś tylko nazwą marki lub imieniem i nazwiskiem w skrzynce mailowej, ale też człowiekiem z krwi i kości, który ma swoje mocne strony oraz słabości. Dzięki temu relacja będzie trwalsza, ale również bardziej wyrozumiała, zarówno z Twojej strony, jak i ze strony klienta.
Staraj się zatem zwracać do klientów po imieniu, a jeśli kontakt jest nieco bardziej formalny, to stosuj indywidualne formy grzecznościowe. Jeśli zależy Ci na utrzymaniu nieformalnych relacji po okresie sprzedaży, zdecyduj się na wysłanie zaproszenia na Facebooku lub LinkedInie. Jeśli polubiłeś klienta, to tego typu taktyka pozwoli Ci na zawiązanie znajomości, być może, na całe życie.
Przyznaj się do błędu
Pamiętaj, że słowa mają moc i dlatego są bardzo ważne w komunikacji. Budując relację z klientem, spraw by był on jej częścią. Dziękuj za każdą uwagę czy przysługę, a przepraszaj tam, gdzie popełniłeś błąd. Jeśli klient nie jest zadowolony z Twojej usługi, upewnij się, że wina nie leży po Twojej stronie.
Nawet jeśli klient miał zupełnie inne wyobrażenie o efekcie końcowym, to zastanów się, czy Twoja oferta nie sugeruje takiego wyobrażenia. Umiejętność przyznania się do błędu to jedna z najważniejszych kwestii w udanej relacji. Dzięki temu jesteśmy szczerzy, co sprawia, że klient widzi w nas osobę, a nie naciągacza, który za wszelką cenę chce sprzedać swój produkt lub usługę.
Dostosuj język do klienta
Budowanie wizerunku eksperta jest bardzo ważne, ale rób to w taki sposób, aby klient zrozumiał, na czym polegają Twoje umiejętności. Jednym słowem, mów w prosty i zrozumiały sposób, a unikaj zbyt trudnego i branżowego języka. Jeśli klient nie rozumie, o czym mówisz, będzie mu trudno nawiązać z Tobą relację. Może się zdarzyć, że będzie po prostu kiwał głową, nie ogarniając, o co chodzi. Takie sytuacje tym bardziej oddalają Cię od budowania dobrej relacji.
Zaoferuj pomoc
Świadomość, że Twoja pomoc jest na wyciągnięcie ręki, jest dla klienta bardzo ważna. Dlatego oferuj pomoc tam, gdzie tylko możesz, aby dać klientowi możliwość kontaktowania się z Tobą w razie problemów. Dopytuj, jak sprawdza się usługa lub produkt, który wykonałeś i zbieraj informacje, na temat jego użytkowania.
Warto również pamiętać o kliencie i odzywać się do niego po pewnym czasie od zakończenia współpracy. Wspomnij projekt, nad którym pracowaliście i zapytaj, na jakim jest etapie i jak pomogła w jego realizacji Twoja usług lub produkt. Pokaż klientowi, że jest dla Ciebie ważny, a w ulepszaniu Twojego produkty, liczy się jego doświadczenie.
Nie bądź nachalny!
Pamiętaj, aby w kontakcie z klientem nie być zbyt nachalnym i nie oferować swoich usług przy każdej okazji. Ciągłe utrzymywanie kontaktu może na dłuższą metę męczące dla klienta. Szanuj też asertywność innych osób. Jeśli klient da Ci wyraźnie do zrozumienia, że nie jest zainteresowany Twoją ofertą, to przyjmij, że nie oznacza nie. Niekiedy warto dać czas klientowi na dojrzenie do współpracy w Waszej relacji.
Poproś o feedback
Prośba o informację zwrotną to znak dla klienta, że interesuje Cię jego opinia i doświadczenie jako użytkownika. Dzięki temu dajesz mu do zrozumienia, że zależy Ci na tym, aby usługa lub produkt rzeczywiście spełniały jego oczekiwania. Klient czuje się wtedy potrzeby, a to właśnie dla niego tworzysz swoją ofertę, prawda?
Dodatkowo feedback od klienta to ogromna wartość dla Ciebie jako twórcy. Dzięki szczerej odpowiedzi możesz dowiedzieć się, jakie trudności doświadcza klient w użytkowaniu Twojego narzędzia lub pochwalić się sukcesami, które udało się klientowi osiągnąć z pomocą Twojej usługi. To sprawia, że możesz po prostu wciąż ulepszać swoją ofertę!
Pisz zwięźle
Czas ma ogromną wartość, dlatego szanuj go w kontakcie ze swoimi klientami. Staraj się pisać zwięźle i na temat przekazując jak najwięcej informacji w jak najmniejszej objętości tekstu. Najczęściej nikt nie ma czasu na czytanie długich maili czy ofert – każdy chce szybko dowiedzieć się, czy Twoja oferta rozwiąże jego problem, czy nie.
Zawsze odpowiadaj na pytania konkretnie i nie lej wody. W objętości 2-3 zdań możesz spokojnie przekazać klientowi wszystko, co jest najważniejsze, aby zachęcić do skorzystania z oferty lub rozwiązać problem stałego klienta. Dzięki temu budujesz relację opartą na szacunku.
Uśmiechaj się 🙂
Uśmiech to ważny element dobrego kontaktu, nie tylko w trakcie spotkań bezpośrednich, ale również przez telefon, czy w tekście. Staraj się używać dostępnych emotikon i animowanych gifów (oczywiście w rozsądnych ilościach), aby pokazać swoje nastawienie do klienta. Pamiętaj, że osoby, z którymi masz kontakt mailowy, nie widzą Twojej twarzy, dlatego bezpiecznie jest pokazać swoje usposobienie.
Jak pisać maile, by utworzyć relacje na wieki?
W budowaniu relacji z klientem warto być po prostu człowiekiem i nie udawać kogoś, kim nie jesteś. Pamiętaj, że jak piszesz maile służbowe, jest bardzo ważne w kontakcie, dlatego pokaż swoje pozytywne nastawienie do odbiorcy i zwracaj się do niego bezpośrednio. Komunikacja tekstowa jest podstawą Twojego kontaktu, dlatego warto inwestować w marketing treści i w teksty dobrej jakości – nie tylko na stronę, ale również w Twoich social mediach, czy w newsletterze. Pamiętaj, aby pytać klientów o feedback, a co najważniejsze – przyznaj się do błędu, jeśli wina leży po Twojej stronie. To duża wartość dla każdej relacji! 🙂
